GUIA COMPLETO DA MATRIZ GUT

  19/03/2019 - Por : -

Você já ouviu falar na Matriz GUT?

Matrizes estratégicas já são usadas há algum tempo, um exemplo é a Matriz Swot.

Geralmente estas matrizes servem para que você possa visualizar as questões de forma mais matemática antes de traçar estratégias. Desta forma as ideias subjetivas podem ser enumeradas e classificadas com notas e prioridades.

Tornando o processo, portanto, mais objetivo.

Complicado?

Na verdade, é muito mais simples do que parece.

A Matriz Gut torna-se mais fácil quando posta em prática. Naturalmente, a etapa estratégica do processo produtivo é uma das mais complexas dentro de uma empresa. Afinal, muitas questões são baseadas em expectativas.

Utilizar ferramentas que facilitem ou agilizem é sempre uma boa indicação. Mas, não se engane, por mais desenvolvidas que sejam as ferramentas, a elaboração das estratégias ainda é uma atividade exclusivamente humana.

Mas facilitadores podem aumentar as chances de eficiência e aplicabilidade dos projetos. Assim como os simuladores, Big Data e IOT, entre outros.

Leia mais: Link Indústria 4.0 ou Ferramentas da indústria 4.0

Neste artigo você vai entender tudo o que precisa para começar a usar a Matriz Gut hoje! Com elas os gestores vão conseguir elencar os pontos de maior importância dentre os problemas apresentados e saber exatamente qual deve receber atenção prioritária.

A ideia é fornecer a você um Guia Completo, desde o significado dos componentes até um passo a passo da montagem da Matriz Gut.

Vamos lá?

Boa leitura!

O que é a Matriz Gut

A Matriz Gut é uma ferramenta que permite priorizar os problemas conforme a gravidade, urgência e tendência de cada um deles. Assim, é possível tratá-los.

Vale ressaltar que a Matriz Gut, assim como a Swot, pode ser utilizada em diversos cenários. Como, por exemplo:

  • Processos logísticos;
  • Decisões relacionadas a finanças pessoais;
  • Estratégias de Marketing, Financeiro, Vendas e Compras;
  • Entre outros.

Veja também: SWOT CRUZADA: O QUE É E COMO APLICAR ESSA ESTRATÉGIA NO SEU NEGÓCIO.

A finalidade é trazer mais eficiência aos processos e traçar estratégias que possibilitam solucionar os problemas que podem ocasionar mais prejuízos à Supply Chain.

Porém, para alcançar esse objetivo é necessário analisar as situações e definir ações corretivas e preventivas.

A Matriz GUT foi desenvolvida em 1981 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em questões organizacionais.

A ferramenta tem como objetivo priorizar de forma racional as ações de tomada de decisão dentro da empresa. Para isso, ela trabalha com três variáveis:

  •          Gravidade (G) – a intensidade do prejuízo ou dano decorrente de uma ação.
  •          Urgência (U) – o tempo disponível para a solução do problema, evitando ou minimizando o dano.
  •          Tendência (T) – o comportamento (melhora ou piora) do problema com o decorrer do tempo.

A aplicação da ferramenta dá ao gestor a orientação sobre o que deve ser feito primeiro, por que e por onde começar.

Dessa forma, ele tem condições de alocar recursos humanos e materiais de acordo com a necessidade.

A Matriz GUT dá apoio à concepção de planejamento estratégico, é aplicável na classificação de temas diversos, como mencionamos acima, e pode ser empregada na organização de tarefas com prazo rígido de entrega.

O conceito de Matriz GUT

Essa metodologia auxilia nas tomadas de decisão estratégicas, de acordo com a definição do que é mais grave, urgente ou tendência.

Leia mais: TEORIA DOS JOGOS EM COMPRAS: QUAIS AS VANTAGENS?

Cada classificação é feita com uma pontuação de 1 a 5. Entenda o que significa cada um destes pilares e como esse ranking funciona:

Gravidade

A categorização da gravidade, dentro da Matriz Gut, é embasada pelos impactos que podem surgir do problema, se ele não for resolvido.

Afinal, uma situação ruim pode gerar insatisfação nos clientes e ocasionar prejuízos à reputação, por exemplo.

Vale ratificar que os problemas podem ser de quaisquer áreas do processo produtivo, entrega, fornecedores, etc. Toda etapa que demande tomada de decisão por parte dos gestores.

A gravidade, portanto, pode ser relacionada a reflexos financeiros, de imagem, conduta ou físicos para a empresa.

A pontuação segue a classificação:

  • 1 – sem gravidade;
  • 2 – pouco grave;
  • 3 – grave;
  • 4 – muito grave;
  • 5 – extremamente grave.

Urgência

Esse item está relacionado ao tempo despendido para resolver o problema. Isso quer dizer, quanto menos tempo você tiver para tratar tal problema, maior a urgência por resoluções.

Alguns exemplos desse tipo de situação são as que envolvem a satisfação dos clientes ou as alterações em sistemas por conta de modificações na legislação.

A pontuação deve seguir os critérios:

  • 1 – pode aguardar;
  • 2 – pouco urgente;
  • 3 – urgente, requer atenção em curto prazo;
  • 4 – muito urgente;
  • 5 – exige intervenção imediata.

Tendência

A última classificação se refere ao reflexo que a solução do problema terá.

O objetivo é responder à seguinte pergunta: como a complexidade do problema ficará, se não for resolvido com eficácia?

A pontuação deve ser condizente com as seguintes medidas:

  • 1 – não mudará;
  • 2 – piorará no longo prazo;
  • 3 – piorará em médio prazo;
  • 4 – piorará em curto prazo;
  • 5 – piorará rapidamente.

Portanto, a tendência trata do quão prejudicial para a empresa será a demora por solucionar tal questão.

As vantagens da Matriz GUT para a logística

Essa metodologia permite analisar qualitativa e quantitativamente os dados para definir as prioridades e traçar ações corretivas e preventivas para eliminar ou reduzir os problemas identificados.

Quando aplicada à logística, a ideia é correlacionar essa questão a outros fatores, como gasto, utilidade e tempo; governabilidade, impacto e oportunidade, etc.

Assim, é possível perceber o nível de impacto das ações sobre os stakeholders e os possíveis prejuízos ao seu negócio.

Outra vantagem é que a Matriz GUT pode ser complementada pela Matriz SWOT e pela 5 Forças de Porter.

Assim, é possível formular estratégias precisas, e definir e priorizar propostas de projetos e investimentos.

Além disso, há mais 5 benefícios:

  • alocação apropriada de recursos, de acordo com a necessidade mais urgente da supply chain;
  • contribuição para a formulação de um planejamento estratégico;
  • implementação facilitada;
  • uso para classificação de diferentes tópicos;
  • utilidade para o planejamento de atividades que devem ser executadas em determinado período de tempo.

Como montar a Matriz GUT e a aplicação aos processos logísticos

Bom, a esta altura você sabe toda a parte teórica da Matriz Gut, mas como ela realmente funciona na prática?

Vamos ao Passo a Passo de como montar a Matriz Gut!

O gestor cotidianamente enfrenta a situação crítica de definir prioridades. Há um vasto leque de ações a ser implementado, mas por onde começar?

Quais critérios utilizar na análise?

Como reduzir o risco de crise?

Tais obstáculos podem ser superados com o uso da Matriz GUT, uma ferramenta de administração eficiente e de fácil aplicação.

Para colocá-la em prática, é simples. Basta seguir apenas quatro etapas, que explicaremos a seguir:

Etapa 1 – Listagem dos problemas

Essa etapa envolve os aspectos relacionados às atividades que precisam ser analisadas.

A avaliação deve partir dos três aspectos da matriz (gravidade, urgência e tendência), sendo que os problemas devem ser detalhados.

Especifique o máximo possível para evitar informações ambíguas e interpretações inadequadas.

Liste todos os problemas que devem receber atenção da equipe.

Esta primeira etapa demanda bastante pensamento crítico e análise dos fatos por parte dos gestores. A dica é fazer uma lista sincera e analítica, pautada nos resultados e indicadores.

Outro ponto que não pode ser ignorado é a avaliação dos grandes e pequenos concorrentes. Mais tarde você irá compreender que esta lista vai ser essencial para o crescimento e solidificação da empresa.

Etapa 2 – Pontuação dos problemas

Nesse momento, os problemas devem ser classificados e receber uma pontuação. O objetivo é ter o grau de prioridade de cada situação.

Na última etapa você vai saber como esta pontuação é essencial na matemática por trás da tomada de decisões.

Atribua pontos (notas) a cada item em análise, levando em conta a gravidade do dano (G), o tempo (U) para tomada de decisão e as possíveis consequências (T).

A pontuação para cada item (G, U, T) vai de 1 a 5, expressando, de forma crescente, os graus de complexidade. Eis os parâmetros de classificação:

G=1 → sem gravidade (dano mínimo);

G=2 → pouco grave (dano médio);

G=3 → grave (dano regular);

G=4 → muito grave (grande dano);

G=5 → extremamente grave (dano gravíssimo).

U=1 → longuíssimo prazo (a partir de dois meses) e não há pressa;

U=2 → longo prazo (um mês), podendo esperar;

U=3 → prazo médio (15 dias), atuar o mais rápido possível;

U=4 → prazo curto (7 dias), atuar com urgência;

U=5 → imediatamente (problema está ocorrendo), atuar instantaneamente.

T=1 → o problema desaparece ou não se agrava;

T=2 → o problema tende a piorar no longo prazo;

T=3 → o problema permanece ou tende a piorar no médio prazo;

T=4 → o problema aumenta ou vai piorar no curto prazo;

T=5 → o problema piora rapidamente e oferece grande risco.

Etapa 3 – Classificação dos problemas

A finalidade, aqui, é elaborar um plano de ação que leve em conta os aspectos da matriz e a categorização dos problemas.

Para ser mais eficiente em sua decisão, analise os fatores isoladamente, conforme sua relevância e particularidades.

Classifique cada problema a partir da pontuação.

O cálculo é feito a partir da multiplicação dos valores de cada variável (G x U x T).

A prioridade se estabelece a partir da maior pontuação para a menor. Por exemplo:

Matriz Gut

Segundo os três exemplos de problemas, temos os seguintes resultados:

Problema 1 = 3 x 3 x 4 = 36

Problema 2 = 3 x 3 x 2 = 18

Problema 3 = 5 x 5 x 4 = 100

O problema de mais relevância, portanto, é o terceiro: Aumento do número de contratos cancelados.

Você pode pensar, mas e se a tabela me mostrasse dois, ou mais, problemas com urgência 5? Ou se tivéssemos a seguinte distribuição:

Problema 1 = 3 x 5 x 3 = 45

Problema 3 = 5 x 4 x 4 = 80

Você deveria priorizar o de maior urgência, problema 1, ao invés do 3?

Não!

O total da multiplicação é o fator de guia para a tomada de decisões e não um ponto específico, seja ele urgência, gravidade ou tendência. Portanto, a ideia não é comparar item por item, e sim o resultado.

A Matriz Gut é um conjunto, porque senão poderíamos apenas ponderar o fator de nosso interesse, ou que achamos ser mais relevante. E a tomada de decisões continuaria com alicerces subjetivos.

Etapa 4 – Decisões

Matriz Gut - Decisões

Defina as ações estratégicas para eliminação dos problemas, de acordo com as prioridades apontadas pela Matriz GUT.

O cenário ideal para aplicação da Matriz GUT prevê a participação do maior número de funcionários, pelos menos, nas três primeiras etapas.

Um conjunto ampliado de pessoas consegue identificar com maior exatidão os diversos ângulos de um problema.

Dicas

Dicas Matriz Gut

A esta altura você já possui todos os principais conhecimentos para montar uma Matriz Gut, mas é preciso ter alguns cuidados. Dê uma olhada na lista de dicas que montamos para facilitar a inserção dessa matriz na sua tomada de decisões.

  • Peça ajuda a equipe e gestores nas três primeiras etapas do processo. Dar notas e ranquear os problemas não deve ser algo subjetivo ou com o viés. Pessoas que tem interesse direto na resolução daquele determinado problema podem encará-lo como prioritário.
  • Monte, primeiramente, uma matriz GUT com problemas de naturezas semelhantes. Posteriormente, caso seja necessário, faça o ranqueamento com questões de outras etapas ou setores. Isso facilita no momento de pontuar cada item.
  • A capacitação da equipe de estratégia é fundamental. Como falamos no começo, a matriz GUT não cria estratégias, e sim corrobora para uma maior eficiência destas. Ter um equipe com visão, experiência e capacidade continua sendo indispensável.

Conclusão

Familiarizado com a Matriz GUT?

Tenho certeza que sim!

Neste texto você pôde compreender a parte teórica e prática da Matriz Gut. Ela é formada, portanto, por três pilares que dão o nome da matriz:

  • Gravidade (G);
  • Urgência (U);
  • Tendência (T).

Os pilares são itens a serem avaliados em cada um dos problemas levantados. E devem receber uma classificação de 1 a 5, como explicado no começo deste artigo.

A multiplicação dos três fatores é que vai possibilitar que os gestores façam o ranqueamento com aqueles problemas que devem ter preferencia na tomada de decisões.

Como você já sabe, a etapa de tomada de decisões de uma empresa é fundamental para todo o processo produtivo. Matrizes, ferramentas e programas que facilitam, agilizam ou otimizam essa fase garantem maior eficiência na criação de estratégias.

Tenho certeza que você vai perceber que a Matriz Gut pode ser usada em qualquer processo que demande decisões e estratégias, e os benefícios são realmente concretos.

Agora é só colocá-la em prática!

Você já utiliza essa ferramenta na sua empresa ou vida pessoal?

Compartilhe nos comentários suas experiências e dúvidas referente a Matriz Gut.

Avalie esse Post