RELACIONAMENTO ESTRATÉGICO COM FORNECEDORES – COMO FAZER?

  06/11/2019 - Por : -

Dentro da área de logística existem muitos fatores que podem melhorar a saúde financeira do setor, ou comprometê-la por completo. Construir um relacionamento estratégico com fornecedores é um dos itens com um dos maiores (e melhores) impactos financeiros.

É indispensável fazer parcerias com bons fornecedores. E, compreender que isso é um passo estratégico pode facilitar todo o processo. Além, é claro, de te diferenciar do velho mercado.

Até muito pouco tempo os fornecedores eram tratados como um item variável dentro da logística empresarial. Hoje, são como parte da equipe, e precisam, portanto, estar alinhados com a cultura, valores, missões e objetivos da empresa.

Para que, desta forma, haja um movimento fluído nas atividades e práticas diárias de ambos os lados. Isso garante não apenas um bom relacionamento, como pode otimizar etapas, minimizar falhas e gerar uma série de benefícios que vamos abordar durante este artigo.

Quer saber mais sobre a importância de construir um relacionamento estratégico com fornecedores? Então continue esta leitura para saber como e quais benefícios a sua empresa ganha com esse pensamento estratégico!

Relacionamento estratégico com fornecedores

Imagine por um instante que todos os seus funcionários fizessem um rodízio frequentemente com equipes de outras empresas. Ou seja, sabe o pessoal responsável pelo carregamento? Será trocado a cada três meses. Assim como o colaborador que emite notas fiscais, os motoristas e todo o time.

Impossível imaginar tamanha confusão, não é mesmo?

Com certeza haveria falhas na transferência de informações, muita gente ficaria perdida, os indicadores, metas e resultados sofreriam sérios impactos e, por fim, o cliente final teria sua experiência prejudicada.

Por que não vemos os fornecedores da mesma forma?

Visualizar seus fornecedores como membros da sua equipe, que estão trabalhando para atingir os mesmos objetivos é o primeiro passo para conseguir desenvolver um relacionamento estratégico com fornecedores.

Na visão atual, os fornecedores deixaram, portanto, de ser meros provedores de materiais e suprimentos e passaram a ter importância e funções mais determinantes. Exatamente por isso que você vai ler, com alguma frequência, o termo colaboradores e parceiros, ao invés de fornecedores.

De forma bastante prática, um relacionamento estratégico com fornecedores precisa ter, portanto:

  • Parceria de longo prazo;
  • Alinhamento de ideias, objetivos, missões e metas;
  • Trabalho em conjunto e
  • Comunicação aberta, direta e constante.

O objetivo principal de criar um relacionamento estratégico com seus fornecedores é conquistar um novo soldado para o seu campo de batalha. A ideia é que ele deixe de ser uma peça externa para corroborar na conquista de mais qualidade, segurança e eficiência na entrega ao consumidor final.

Isso é, sem dúvidas, um relacionamento estratégico!

Vamos compreender, então, como criar esse relacionamento estratégico com fornecedor e quais benefícios essa relação pode te trazer?

Como desenvolver um relacionamento estratégico com fornecedores?

Tenho certeza que você, em muitos momentos, chegou a pensar que determinado fornecedor parecia mais um competidor do que um colaborador. Prazos que não foram cumpridos, níveis de qualidade abaixo do esperado, dificuldade na comunicação e falhas frequentes na atualização de informações transformavam o processo de compra em um verdadeiro ringue de briga.

Parece que manter um relacionamento com os fornecedores é mais difícil do que realizar uma negociação, certo? Bom, não deveria ser assim. Afinal, se analisarmos racionalmente, um relacionamento entre empresas não-concorrentes pode – e deve- ser colaborativo. Ou seja, todos ganham!

Ok, talvez essa visão seja mais fácil na teoria do que na prática. Mas, não precisar ser! Veja estas três dicas abaixo, que podem ser aplicadas de forma rápida e eficiente!

1 – Veja e conheça o seu fornecedor

Para empresas de grande porte, com inúmeros colaboradores, é extremamente difícil ter um contato cara a cara com cada um deles. Mas, a minha sugestão, é que você tente. Mesmo que precise escolher os fornecedores mais importantes, ou com maior número de transações. A avaliação de fornecedores é uma ótima maneira de facilitar esse processo.

A questão é: Para construir um relacionamento estratégico com fornecedores é preciso que vocês se conheçam.

E não vale apenas troca de emails ou mensagens, ok? O interessante é que vocês se encontrem pelo menos algumas vezes durante o relacionamento comercial. Essa dica gera uma ideia de proximidade e confiança que os contatos telefônicos, ou digitais, não conseguem.

Se realmente é impossível o encontro pessoalmente, tente ao menos conversas por vídeo chamadas. Desta forma criamos um ambiente menos formal e mais interativo. Acredite, isso afeta diretamente na disponibilidade de negociações, preferências e benefícios oferecidos.

2 – Solicite e internalize feedbacks

Uma das palavras de ordem do mercado é feedback. Hoje, o retorno de clientes e profissionais é um fator extremamente relevante para desenvolvermos estratégias e ações cada vez mais eficientes.

Afinal, estamos vivenciando uma reverberação bastante intensa de opiniões e compartilhamentos de experiências via redes sociais, blogs e sites. Da mesma forma que nos preocupamos com o que os clientes falam a nosso respeito, é interessante compreender como os fornecedores enxergam as trocas comerciais realizadas.

Falamos sempre o quão determinado fornecedor descumpriu este, ou aquele item, mas deixamos, por muitas vezes, de identificar quais pontos nós falhamos. Exatamente por isso que solicitar e analisar feedbacks de fornecedores é tão importante para construir um relacionamento estratégico com eles.

Você pode fazer isso enviando pesquisas rápidas de satisfação, com perguntas relacionadas a uma interação comercial específica ou do relacionamento em geral. Vale ponderar entre a complexidade do relatório, nível de relacionamento e tempo de resposta.

Afinal, a ideia do feedback é que o fornecedor consiga fazer de forma critica e real, sem tomar muito tempo da sua rotina. Escolha, portanto, muito bem quais perguntas são realmente relevantes para avaliar esse relacionamento.

3 – Valorize a comunicação

A comunicação externa e interna são chaves de ouro para garantir o sucesso de qualquer empresa. Quando nos comunicamos adequadamente todos os participantes sabem exatamente o que o outro espera, e, desta forma, podem utilizar mecanismos e estratégias focadas nestas questões.

Para construir um relacionamento estratégico com fornecedores é fundamental, portanto, que vocês acordem quais serão os meios utilizados para diálogos gerais e emergenciais. Por exemplo, emergências, como defeitos, cobranças e pedidos urgentes devem ser informados via Skype.

Já, relatórios, memorandos, etc, podem ser enviados por e-mail. A ideia é escolher métodos de comunicação de acordo com a frequência de acesso e urgência do contato.

Outro ponto fundamental é garantir a abertura do diálogo. Se o seu fornecedor demonstra insatisfação com algo e você simplesmente o corta da sua lista de contatos, realiza algum tipo de boicote ou reage de forma negativa será impossível estabelecer um relacionamento estratégico de longo prazo.

Benefícios de construir um relacionamento estratégico com fornecedores

Ainda em dúvida se você realmente precisa construir um relacionamento estratégico com fornecedores? Bom, selecionei 4 benefícios desta prática que vão te convencer rapidamente. Veja só!

Melhorar os Níveis de Serviço

Os acordos de níveis de serviço são fundamentais dentro da área de logística, principalmente no mercado B2B. Afinal, a entrega dos serviços conforme o planejado (ou não) impacta significativamente na produção e entrega deste consumidor.

Criar um relacionamento estratégico com fornecedores, portanto, é uma preocupação urgente para as empresas. E tem reflexos positivos na melhoria dos níveis de serviço entre o fornecedor e a empresa. Mas, também, da empresa em relação ao cliente final.

Ficou confuso? Então, imagine a seguinte situação, você tem um e-commerce, e um dos principais fornecedores é uma empresa de confecção. Se esta empresa cumprir com o prazo, entrega e volume estipulados pelo SLA, você consegue enviar o produto ao cliente final também respeitando os itens acordados no momento da venda.

Quanto melhor o relacionamento com os fornecedores, maior a segurança e melhores possibilidades de garantir os níveis de serviço. E, claro, com o tempo, mais fácil será desenvolver níveis de serviços mais elevados.

Este é, portanto, um dos benefícios de se construir um relacionamento estratégico com fornecedores que possui vantagens em cascata para todos os envolvidos no processo.

Estabelecer uma Melhoria Contínua

Consideramos um relacionamento estratégico com fornecedores quando as duas partes estão de acordo e alinhadas para oferecer a maior qualidade possível, pelos valores mais justos.

Isso quer dizer que se a sua empresa atua de forma ecológica, por exemplo, fazendo a compensação de embalagens e essa questão é alinhada com o fornecedor, ambas trabalharão para que haja cada vez menos desperdício, poluição, etc.

Desta forma estabelecemos uma rede de fornecedores preocupada em melhorar continuamente, e de forma alinhada com os propósitos, missões e valores estabelecidos. O mesmo pode ser aplicado na busca por prazos cada vez menores, serviços cada vez mais eficientes e assim por diante.

A ideia é que, com conversas, reuniões periódicas, comunicação transparente e pensamento estratégico em conjunto, você e seus fornecedores busquem melhores soluções para rotinas logísticas.

Sabe aquela história de que duas cabeças pensam melhor que uma? Exatamente isso que ocorre quando estabelecemos um relacionamento estratégico com fornecedor. Ao invés de vê-lo como um obstáculo, contamos com mais um colaborador.

Fontes Seguras de Suprimento

Estabelecer uma rotina de planejamento e gerenciamento de compras é um dos maiores desafios dentro do setor. Afinal, não é sempre que conseguimos calcular a demanda futura de forma eficiente.

Imagine fechar um contrato de distribuição a longo prazo sem a certeza de que o seu fornecedor vai disponibilizar os suprimentos necessários, no prazo acordado e com a melhor qualidade possível.

Ou seja, você tem um ótimo contrato, tem estrutura para oferecer os melhores produtos e serviços, mas não tem a certeza de que tais suprimentos chegarão no estado (e no momento) esperado.

Ao construir um relacionamento estratégico com fornecedor, o nível de segurança será maior e a probabilidade de você ser "deixado na mão" diminui consideravelmente. É claro que imprevistos acontecem, mas, acredite, se existe um relacionamento sólido, o seu fornecedor será o mais transparente possível e fará questão de colocar a sua empresa como prioridade.

Afinal, ele espera ter estabilidade nas suas relações comerciais tanto quanto nós desejamos por isso, certo?

Menor Custo Total

Falando em estabilidade, se você trabalha na área de logística há algum tempo já deve ter notado que a rotação de fornecedores e colaboradores afeta diretamente no financeiro do setor. Afinal, quanto maior o período de relacionamento, melhores são as negociações com fornecedores, prazos de entrega e valores conquistados.

Quando você perde um fornecedor, ou é obrigado a trocá-lo, todo o processo começa do zero. Isso, naturalmente, aumenta os custos envolvidos e pode prejudicar, inclusive, o faturamento futuro. Afinal, esse tipo de imprevisto precisa ser alocado no valor dos serviços e produtos, afetando as vendas e satisfação do cliente final.

Quando construímos um relacionamento estratégico com fornecedores, além de uma politica de preços mais favorável, ganhamos no profissionalismo, segurança e garantia de oferecer sempre os melhores serviços.

Não deixe de ler: NEGOCIAÇÕES DE COMPRAS : 7 DICAS PARA ALCANÇAR A EXCELÊNCIA.

Resumidamente, conseguimos:

  • Reduzir os custos com insumos;
  • Aumentar a segurança no cumprimento dos contratos e SLAs (Veja mais: PREVENIR RISCO COM FORNECEDORES: 3 DICAS PARA TER MAIS SEGURANÇA);
  • Diminuir a rotatividade de parceiros e colaboradores;
  • Melhorar continuamente os serviços prestados;
  • Melhorar a experiência e satisfação do consumidor final e
  • Ratificar o profissionalismo baseado na estabilidade, comprometimento e bom relacionamento com os fornecedores.

É impossível, entretanto, ter um relacionamento estratégico com fornecedores sem investir em tecnologia. O processo de logística de uma empresa precisa do processo de automatização industrial para trazer mais controle, agilidade e eficiência no relacionamento com fornecedores e no atendimento ao cliente.

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  • BI – BUSINESS INTELLIGENCE – Identifique tendências e antecipe riscos. Tenha acesso, também, a indicadores de performance (KPIs) focados na necessidade de suprimentos. Você também pode buscar de maneira prática a origem da informação através de Gráficos interativos.

Funcionalidades do sistema:

  • Requisição – Publique para a sua área de compras/suprimentos toda a demanda, organizando por tipo de compra com o conceito de RFX;
  • Negociação – Aumente a eficiência, disponibilizando as suas necessidades para os fornecedores selecionados, permitindo padronização nas propostas e análise comparativa;
  • Pedido – Gere pedidos com agilidade, e de forma instantânea, se atrelado a um acordo de fornecimento;
  • Follow-Up – Comunique-se automaticamente com seus fornecedores, efetuando o follow-up eletrônico preventivo e corretivo;
  • Recebimento – Efetue eletronicamente o follow-up preventivo e corretivo das entregas dos pedidos;
  • Financeiro – Fornecedores e prestadores de serviços podem acompanhar seus fluxos de recebimento por meio da publicação automática dos seus históricos de faturas;
  • Contrato – Compartilhe com seus fornecedores todos os acordos de fornecimento celebrados, segundo as estratégias de cada caso;
  • Gestor de Fornecedor – Gerenciamento completo de conteúdo e documentação cadastral dos fornecedores.

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